תהליך דיווח שכר חודשי

בכדי שנוכל להבטיח עיבוד שכר מדויק, מקצועי ובזמן, חשוב להקפיד על שיתוף פעולה מלא עם חשבת השכר במשרדנו, בהתאם לשלבים המפורטים להלן:

📌 קליטת עובדים חדשים

לצורך קליטת שכר של עובד חדש, יש להעביר אלינו את המסמכים הבאים:
- טופס 101 חתום + צילום תעודת זהות כולל ספח
- נספח פרטי עובד - נספח הכולל פרטי חשבון בנק של העובד והצהרה בדבר קיום ביטוח פנסיוני פעיל
- סימון האם מדובר בעבודה יחידה
- תיאום מס  - לקישור למערכת תיאום מס במס הכנסה
- תיאום ביטוח לאומי או הצהרת מעסיק משני לביטוח לאומי (עובד שבעבודה העיקרית מרוויח פחות משכר ממוצע 7,703 ש"ח ב 2026).

📅 עדכון חודשי לקראת עיבוד שכר

נא להעביר אלינו עד לשביעי בחודש עוקב, מומלץ בטבלת אקסל אחת המסכמת את הנתונים הבאים:
- דיווחי נוכחות מלאים (כולל שעות נוספות, ימי חופשה, מחלה וחג)
- דיווח על שינויים בשכר או אחרים
- דיווח על עובדים שאינם עובדים החודש – לצורך הקפאה
- דיווח על ימי מילואים, הבראה, שווי רכב/ארוחות/מתנות
- מקדמות לעובדים – יש לעדכן מראש לצורך חישוב מדויק
- עובדים שעתיים – יש לציין ערך שעה /יום ושעות / ימי עבודה בפועל
- עובדים חודשיים – לציין שינויים בלבד ונוכחות לרישום אינפורמטיבי בתלוש לפי חוק הגנת השכר

🧾 קליטת נתונים

על מנת לייעל לקצר ולדייק את העבודה הנתונים יתקבלו באחת מהדרכים:
- קובץ מרוכז (אקסל)
- דיווח ידני בטופס ייעודי

💼 הפרשות סוציאליות ופנסיה

- עובד שמגיע עם קופת פנסיה פעילה יש להפריש לו לאחר שלשה חודשים רטרואקטיבית מתחילת העסקתו
- עובד שמגיע ללא קופה פעילה יש להפריש לו לאחר שישה חודשים 
- יש להעביר לנו את הפוליסה של הביטוח שהעובד פתח על שם המעסיק. 
- במידה והעובד לא פתח פוליסה יש להפריש לקרן ברירת מחדל לפי החוק. 
-  יש לציין אם העובד חתום על סעיף 14
- יש לדווח את הגמל באמצעים מקוונים בקבצי XML. אפשר באמצעות סוכן מתפעל. 

💰 הפקת תשלומים ודוחות

לאחר בדיקת התלושים ואישור השכר אנחנו נפיק:
-  קובץ תשלומי נטו לעובדים  להעלאה לבנק או לשידור באמצעות מס"ב.
- שליחת תלושים בדוא"ל לעובדים 
- קובץ תשלומי פנסיה גמל והשתלמות  להעלאה לבנק או לשידור באמצעות מס"ב.
- קבצי XML לקרנות הפנסיה והגמל
- דוחות למעסיק: דוח עלות, פקודת שכר, דוח מעסיק, דוח פיצול, דוחות השוואתיים ועוד. 
- דיווח 102 למס הכנסה ולביטוח לאומי. מומלץ לחתום על הוראה לחיוב חשבון. 

📤 סיום עבודה

עובד שמסיים את עבודתו אצל המעסיק יש לבדוק את זכאותו לתשלומים הבאים:
- חישוב יתרות: חופשה, הבראה, מענק אי ניצול ימי מחלה (לעובדים בדירוג)
- חישוב פיצויים לפי סוג הפנסיה: חובה / סעיף 14 / ללא
- טופס 161 החדש. ראה חוזר מפורט כאן.

🏥 תביעות לביטוח לאומי

יש להעביר אלינו בהקדם דיווחים רלוונטיים במקרים הבאים:
- חופשת לידה
- מילואים
- פגיעה בעבודה

לסיכום

שמירה על סדר ועמידה בזמנים תאפשר לנו להעניק לכם שירות מדויק, איכותי ונטול תקלות. 
חשוב לנו לעשות את המירב על מנת לעמוד בכל דרישות החוק, בכלל זה בקרות של משרד הכלכלה לפי החוק לאכיפת דיני עבודה. 
לשאלות נוספות ניתן לפנות אלינו בכל עת.
המידע שלעיל הינו כללי בלבד ואינו מהווה ייעוץ אישי. אנו ממליצים לפנות אלינו בכל שאלה ספציפית.